Zasady dyplomowania na Wydziale Biologii

Instrukcja dla opiekunów prac oraz studentów dotycząca  składania pracy i egzaminu dyplomowego na Wydziale Biologii w roku akad. 2024/2025

W roku akademickim 2024/2025 składanie prac i wypełnianie protokołu z egzaminu dyplomowego odbywa się za pośrednictwem systemu e-Uczelnia. Instrukcje dla pracowników i studentów obsługi systemu eUczelnia: https://ug.edu.pl/euczelnia/dyplomowanie

Podstawa prawna:

1. Regulamin Studiów Uniwersytetu Gdańskiego, Rozdział 5 „Prace i egzaminy dyplomowe"

2. Zarządzenie nr 79/R/25 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 30 maja 2025 roku w sprawie zasad przygotowywania, składania, sprawdzania, recenzowania oraz archiwizacji prac dyplomowych studentów Uniwersytetu Gdańskiego

Prace dyplomowe należy składać do ostatniego dnia podstawowej sesji egzaminacyjnej kończącej studia to jest do dnia 07 lipca 2025

Termin egzaminów dyplomowych: 30 czerwca - 18 lipca

Egzaminy licencjackie powinny odbywać się w terminie 30 czerwca - 8 lipca ze względu na terminy rekrutacji na studia drugiego stopnia.

Procesem dyplomowania na poszczególnych kierunkach zajmują się:

• Marta Ellwart - Ochrona Zasobów Przyrodniczych
• Monika Miszkowicz - Brylowska - Genetyka i Biologia Eksperymentalna, Biologia II stopnia
• Dorota Kodź - Biologia I stopnia
• Anna Kot - Biologia medyczna (oba stopnie) + cofanie tematów prac dyplomowych do statusu „nowy” (wszystkie kierunki i stopnie studiów).

EGZAMIN DYPLOMOWY

1. Termin egzaminu dyplomowego wyznacza prodziekan.

2. Egzamin dyplomowy składany jest przed komisją powołaną przez dziekana, w skład której wchodzą: przewodniczący – dziekan albo prodziekan bądź inny nauczyciel akademicki wyznaczony przez dziekana oraz co najmniej dwóch członków. Przynajmniej jeden z członków komisji egzaminu dyplomowego posiada tytuł profesora lub stopień naukowy doktora habilitowanego.

3. Egzamin dyplomowy jest egzaminem ustnym przeprowadzanym w formie tradycyjnej (stacjonarnej) w siedzibie uczelni.

4. Student odpowiada na trzy pytania (w ramach zagadnień ustalonych w Katedrach dyplomowania): 1) i 2) pytanie zadaje promotor pracy, 3) – recenzent.

1) pytanie ogólnobiologiczne, dotyczące studiowanego kierunku.

2) pytanie specjalnościowe, dotyczące specyfiki badawczej Katedry dyplomowania. 

3) pytanie powinno być związane z problematyką pracy dyplomowej.

W uzasadnionych przypadkach członkowie komisji mogą zadać studentowi pytania dodatkowe.

5. Po zakończeniu egzaminu dyplomowego komisja ustala ocenę uzyskaną z egzaminu, według skali ocen określonej w § 32 ust. 1 Regulaminu Studiów UG.

PRACA DYPLOMOWA

I. Warunkiem złożenia pracy dyplomowej jest posiadanie przez studenta w systemie eUczelnia wpisów (zaliczeń i pozytywnych ocen) ze wszystkich przedmiotów wymaganych programem studiów.

Wymogi dotyczące pracy dyplomowej

a) pracę dyplomową przygotowuje się zgodnie z wytycznymi opiekuna pracy, z zastrzeżeniem, że tekst pracy powinien być napisany czcionką 12, z odstępem między wierszami 1,5, z marginesem wewnętrznym 3,5 cm oraz pozostałymi marginesami o szerokości 2,5 cm. (Uwaga! rozmiar pisemnej pracy dyplomowej nie może przekraczać 15 MB).

b) do pracy dyplomowej należy załączyć oświadczenie o zgodzie / nie wyrażeniu zgody na udostępnienie swojej pracy dyplomowej dla celów naukowo-badawczych. Oświadczenie musi być podpisane własnoręcznym podpisem, zeskanowane i umieszczone na końcu pracy dyplomowej. Wzór oświadczenia określa załącznik numer 2 do zarządzenia Rektora UG nr 79/R/25 (oświadczenie).  

c) pracę dyplomową rozpoczyna strona tytułowa (wzór strony tytułowej student pobiera z systemu eUczelnia w zakładce studia – dyplomy - szczegóły) (Uwaga! Stronę tytułową można generować dopiero po "zamknięciu" tematu przez opiekuna pracy)

d) pracę dyplomową składa się najpóźniej do końca podstawowej sesji egzaminacyjnej kończącej studia. Szczegółowy termin składania pracy ustalany jest z opiekunem pracy. Należy uwzględnić, że 5 dni roboczych przed egzaminem dyplomowym opiekun pracy zobowiązany jest przesłać informację o ocenie końcowej z pracy dyplomowej (patrz punkt III b) e-mailem do pracownika dziekanatu zajmującego się procesem dyplomowania na danym kierunku.

e) studenci pierwszego stopnia dołączają do pracy streszczenie w języku angielskim (nie dotyczy to studentów studiów drugiego stopnia).

II. Student zobowiązany jest do złożenia w dziekanacie dokumentów potwierdzających umiejętności, kwalifikacje i osiągnięcia, które na wniosek studenta mogą być umieszczone w suplemencie za zgodą prodziekana  Wniosek wraz z dokumentami potwierdzającymi osiągnięcia muszą być złożone do prodziekana nie później niż 7 dni roboczych przed egzaminem dyplomowym.

Niezłożenie pracy dyplomowej w terminie:

a) w przypadku niezłożenia pracy dyplomowej i nierozliczenia sesji kończącej studia w terminie student zostaje skreślony z listy studentów zgodnie z Regulaminem Studiów UG.

b) prodziekan może przedłużyć okres składania pracy dyplomowej na wniosek studenta o trzy miesiące w przypadkach:

- długotrwałej choroby studenta potwierdzonej zaświadczeniem lekarskim.

- zaistnienia innych szczególnych uzasadnionych okoliczności.

Wniosek skierowany do prodziekana oraz zaakceptowany przez opiekuna pracy należy złożyć w dziekanacie przed upływem sesji egzaminacyjnej, tj. do dnia 7 lipca 2025 roku (wzór wniosku). W przypadku obrony we wrześniu opiekun pracy powinien pozostawić temat pracy w systemie eUczelnia w stanie "zatwierdzony" (nie zamykać go).

Negatywna ocena pracy dyplomowej:

a) w przypadku negatywnej oceny pracy dyplomowej przez recenzenta, prodziekan wyznacza kolejnego recenzenta, którego ocena przesądza o dopuszczeniu studenta do egzaminu dyplomowego,

b) w przypadku negatywnej oceny pracy dyplomowej, prodziekan może orzec o powtarzaniu przedmiotu w ramach którego przygotowywana była praca dyplomowa w ostatnim semestrze.

ETAPY SKŁADANIA PRACY DYPLOMOWEJ

I. Opiekun pracy:

1. Wpisuje temat pracy w wersji polskiej i angielskiej (eUcz zakładka: Dyplomy - Nowy temat)

(Uwaga! Wpisany przez opiekuna tematy pracy umieszczany jest w suplemencie w języku polskim i angielskim, na stronie tytułowej pracy oraz na protokole egzaminu dyplomowego).

2. Przesyła temat do zatwierdzenia

(Uwaga! Jeśli konieczne jest wprowadzenie zmiany w temacie o statusie „zatwierdzony” lub usunięcie go należy przesłać e-mail do Anny Kot z prośbą o zmianę statusu na „nowy”. W mailu należy podać ID tematu. Po wprowadzeniu zamian należy ponownie przekazać temat do zatwierdzenia. Tematy zatwierdzają prodziekani: dr hab. Krzysztof Banaś, prof. UG (biologia I i II stopień, OZP) oraz dr hab. Wojciech Pokora, prof. UG (biologia medyczna, GiBE).

3. Przypisuje studenta do tematu  (eUcz zakładka: Dyplomy - Propozycje tematów)

(Uwaga! Przypisanie możliwe jest tylko jeśli temat ma status „zatwierdzony”).

4. Zamyka temat – najpóźniej do 10 czerwca 2025 (eUcz zakładka: Dyplomy - Propozycje tematów)

(Uwaga! Nie należy zamykać tematu, jeśli nie jest on ostateczny i planowana jest zmiana. Przed zamknięciem tematu należy zweryfikować poprawność wprowadzonych danych, szczególnie kierunek, stopień studiów i uzyskany tytuł przypisanego studenta oraz temat pracy w wersji polskiej / angielskiej - te elementy tworzą w systemie tzw. zakładkę dyplom, na podstawie której powstanie w systemie strona tytułowa, protokół egzaminu dyplomowego oraz wydrukowane zostaną dyplomy i suplementy. Temat pracy jest widoczny dla studenta w systemie eUcz dopiero po zamknięciu. Student może wygenerować stronę tytułową pracy dopiero po zamknięciu tematu. Zmiana tematu po zamknięciu możliwa jest jedynie na pisemny wniosek opiekuna pracy złożony do prodziekana).

5. Przypisuje recenzenta – najpóźniej do 10 czerwca 2025 (eUcz zakładka: Dyplomy - Wszystkie - Szczegóły)

6. Wyraża zgodę na wgranie ostatecznej wersji pracy przez studenta  (kliknięcie „Pozwól na pierwsze przesłanie pracy dyplomowej”).  (eUcz zakładka: Dyplomy - Wszystkie - Szczegóły)

II. Składanie pracy

1. Student w systemie e-Uczelnia:

- składa oświadczenie o samodzielnym wykonaniu pracy dyplomowej oraz o stosowaniu narzędzi sztucznej inteligencji podczas przygotowania pracy. Objaśnienia dotyczące wypełnienia oświadczenia o samodzielnym przygotowaniu pracy dyplomowej w eUczelni, można znaleźć (tutaj)

(Uwaga! Składając oświadczenia w systemie eUczelnia należy zwrócić uwagę na prawidłowy wybór, „typ dyplomu” odpowiednio: praca dyplomowa magisterska lub praca dyplomowa licencjacka. Dodatkowo do pracy dyplomowej należy załączyć oświadczenie o zgodzie / nie wyrażeniu zgody na udostępnienie swojej pracy dyplomowej dla celów naukowo-badawczych. Patrz punkt I b Praca dyplomowa - wymogi dotyczące pracy dyplomowej).

- wgrywa ostateczną wersję pracy dyplomowej w terminie ustalonym z opiekunem pracy, jednak nie później niż do końca sesji podstawowej. Należy uwzględnić, że 5 dni roboczych przed egzaminem dyplomowym opiekun pracy zobowiązany jest przesłać e-mailem (do pracownika dziekanatu zajmującego się procesem dyplomowania na danym kierunku) informację o ocenie końcowej z pracy (aby było to możliwe praca musi zostać sprawdzona w systemie JSA oraz muszą zostać wgrane recenzje i wystawione oceny z pracy przez opiekuna pracy i recenzenta).

(Uwaga! Przed wgraniem pracy należy sprawdzić poprawność wszystkich danych w systemie np. temat pracy po polsku i angielsku.)

2.  Opiekun pracy

- sprawdza pracę w systemie JSA i akceptuje do dalszego procedowania,

- przekazuje pracę do recenzji (kliknięcie "Przekaż do recenzji").

Pisemna wersja raportu (raport ogólny) JSA z własnoręcznym podpisem powinna zostać dostarczona do dziekanatu (można przesłać wersję elektroniczną z podpisem kwalifikowalnym).

III. Recenzja pracy i egzamin dyplomowy

1. Recenzja pracy

Opiekun pracy i recenzent wgrywa do systemu skan recenzji z własnoręcznym podpisem lub z podpisem kwalifikowalnym oraz wystawia ocenę z pracy. Papierową wersję recenzji z własnoręcznym podpisem należy dostarczyć do dziekanatu. Druk recenzji można pobrać tutaj (druk receznzji).

(Uwaga! Wgranie recenzji nie jest możliwe jeśli praca nie została sprawdzona raportem JSA i / lub opiekun pracy nie przekazał jej do recenzji. Plik pracy recenzent może pobrać z systemu eUczelnia).

2. Wystawienie oceny końcowej z pracy

Opiekun pracy nie później niż 5 dni roboczych przed egzaminem przesyła e-mailem, do pracownika dziekanatu zajmującego się procesem dyplomowania na danym kierunku, informację o kompletność danych w zakładce dyplom (zakończeniu procesu recenzowania) oraz o ocenie końcowej z pracy.

Ocena końcowa z pracy dyplomowej, jest wystawiana na podstawie średniej arytmetycznej ocen ((ocena1+ocena2) /2) wystawionych przez opiekuna pracy i recenzenta według następującej skali (wytyczne na podstawie informacji z Biura Kształcenia):

3. Sprawdzenie dostępności / poprawności protokołu egzaminacyjnego

Przewodniczący komisji przed egzaminem dyplomowym sprawdza w systemie eUczelnia poprawność wystawionego elektronicznego protokołu egzaminu dyplomowego i w razie błędów zgłasza je do pracownika dziekanatu zajmującego się procesem dyplomowania na danym kierunku.

4. Wypełnienie protokołu egzaminacyjnego

Przewodniczący komisji w systemie e-Uczelnia wypełnia i podpisuje elektroniczny protokół egzaminacyjny (m.in. treść pytania + ocena za pytanie). Po podpisaniu protokołu przez członków komisji protokół niezwłocznie odsyłany jest do dziekanatu wyłącznie w wersji elektronicznej. (Uwaga! W trakcie egzaminu dyplomowego komisja powinna posiadać co najmniej jeden komputer z podłączeniem do Internetu – konieczność dostępu do systemu e-Uczelnia).

WYDANIE DYPLOMU

Uczelnia wydaje absolwentowi w terminie 30 dni od dnia ukończenia studiów (data egzaminu dyplomowego): komplet dokumentów obejmujący: dyplom ukończenia studiów wraz z suplementem do dyplomu oraz ich 2 odpisy (2 odpisy dyplomu i 2 odpisy suplementu). Za ww. komplet dokumentów studenci, którzy rozpoczęli lub wznowili studia w roku 2019/2020 i później nie wnoszą opłat.

UWAGA: w/w dokumenty są przygotowywane w języku polskim, ale na wniosek studenta (wniosek o dodatkowy odpis) złożony w dziekanacie do dnia ukończenia studiów, przed egzaminem dyplomowym, jeden odpis dyplomu i jeden odpis suplementu może być wystawiony w języku obcym.

UWAGA: Niezłożenie wniosku spowoduje przygotowanie całości w/w dokumentów w języku polskim.

Ponadto student może wystąpić o wydanie DODATKOWEGO odpisu dyplomu lub suplementu. Wniosek o wydanie dodatkowego odpisu należy złożyć w dziekanacie do dnia ukończenia studiów, przed egzaminem dyplomowym (wniosek o dodatkowy odpis).

W przypadku wystąpienia o wydanie dodatkowego odpisu student jest zobowiązany do wniesienia przed egzaminem dyplomowym wpłaty w wysokości 20 zł (na indywidualne konto studenta). UWAGA: odpis dyplomu + odpis suplementu – 40 zł

Na wniosek ABSOLWENTA w dowolnym terminie od dnia ukończenia studiów uczelnia wydaje dodatkowy odpis dyplomu ukończenia studiów lub odpis suplementu do dyplomu, w języku polskim lub w języku obcym (wniosek o dodatkowy odpis).

Opłata za każdy dodatkowy odpis dokumentu w języku obcym wynosi 20 zł.

UWAGA: odpis dyplomu + odpis suplementu – 40 zł

Wydanie dokumentów ukończenia studiów następuje w dziekanacie osobiście absolwentowi lub osobie upoważnionej notarialnie do tej czynności.

UWAGA! Nie ma możliwości doręczenia w/w dokumentów za pośrednictwem operatora pocztowego.